تحليل شامل لضغوط العمل وعلاقتها الوثيقة بإدارة الوقت، ثم تقديم أساليب محددة للتحكم في هذه الضغوط وفي كيفية استغلال الوقت. المحاور الرئيسية للكتاب: 1. تحليل ضغوط العمل: يعتبر الكتاب ضغوط العمل ناتجة عن مجموعة من العوامل الذاتية والموضوعية، وتنقسم مسببات ضغوط العمل إلى:

المسببات التنظيمية (الخارجية): مثل صعوبة العمل مقارنة بقدرة الفرد، الشعور بضغط نفسي نتيجة لمطالب رئيس العمل، وعدم وضوح التخصصات أو تعارض الأدوار. كما تشمل التنافس على الموارد المحدودة.
المسببات الذاتية (الداخلية): تتضمن نقص قدرة الفرد على التوافق المستمر مع متطلبات العمل المتغيرة، وازدياد مستوى الطموح عن قدراته الفعلية، واضطراب العلاقات الإنسانية في البيئة التنظيمية.
المصادر الموضوعية الرئيسية: تشمل المرتبة الوظيفية، وتزايد العبء الوظيفي بما يفوق طاقة الموظف، وعدم الإحساس بالاستقلالية في إدارة العمل، والبيئة المادية (مثل سوء حالة المباني والحرارة والبرودة أو سوء الأجهزة)، والإجهاد التام (البدني والنفسي).

2. أساليب إدارة الضغوط على مستوى الفرد: يركز الكتاب على أربعة محاور رئيسية لإدارة الضغوط على المستوى الفردي:

التوجه إلى الله: يعتبر الإيمان والتوجّه إلى الله تعالى عاملاً أساسياً لمواجهة الضغوط، وتتمثل الأسباب التي تجلب الفرج في تقوى الله، والتعرف على الله في الرخاء، والدعاء، وكثرة الاستغفار والصلاة على النبي، والتوسل إلى الله بالعمل الصالح، والتوكل عليه، وحسن الظن به.
تعديل بناء الشخصية: يتضمن بناء الذات الإيجابية وممارسة الحق في توكيد الذات، وتعديل السلوك المتصل بـ نمط الشخصية (أ) (الذي يتميز بالاستعجال والتنافس والغضب)، وكذلك التحكم في القلق.
إدارة الوقت: يُعد عنصراً أساسياً في تخفيف الضغوط.
مواجهة الصراع في بيئة العمل: بما في ذلك الصراع الشخصي والصراع مع المديرين والزملاء.

3. تحديد الأولويات وإدارة الوقت: يُعد تحديد الأولويات في بيئة العمل وكيفية ترتيبها هدفاً أساسياً. وينبه الكتاب إلى أن المديرين غالباً ما يخلطون بين الأشياء الهامة (التي تساهم في تحقيق الأهداف طويلة الأجل) والأشياء العاجلة (التي تتطلب استجابة فورية). يقدم الكتاب مصفوفة (مربعات) لتصنيف الأنشطة حسب أهميتها واستعجالها:

المربع 1 (هام وعاجل): يشمل الأنشطة التي يجب الانتهاء منها فوراً (مثل الأزمات).
المربع 2 (هام وغير عاجل): يشمل التخطيط والتدريب وتنمية المرؤوسين، وهي أنشطة يجب قضاء وقت أكبر فيها.
المربع 3 (عاجل وغير هام): يشمل الأنشطة الروتينية العاجلة التي تساهم بشكل بسيط في تحقيق الأهداف (مثل بعض المكالمات الهاتفية).
المربع 4 (غير عاجل وغير هام): يشمل مضيعات الوقت (مثل الأحاديث الجانبية غير المفيدة).

4. مضيعات الوقت وكيفية التعامل معها: تشمل أبرز مضيعات الوقت: الاجتماعات، الهاتف، المقاطعات أثناء العمل، ازدحام الأوراق على سطح المكتب، وعدم التفويض.

المكالمات الهاتفية والمقاطعات: تُعتبر من أهم مضيعات الوقت. يقترح الكتاب إدارة المكالمات عن طريق تحديد الأهمية، وتحديد زمن المكالمة، والاعتماد على السكرتير لتصفية المكالمات، وتجنب الإطالة.
الاجتماعات غير الفعالة: تُعتبر الاجتماعات غير الفعالة من الأنشطة التي تستهلك وقت المديرين بشكل كبير. تشمل حلولها الابتعاد عن الاجتماعات غير الضرورية، والبدء في الوقت المحدد، وتحديد هدف وموضوع واضحين للاجتماع.
التفويض: يُعرف بأنه منح حق اتخاذ القرار وممارسة الأعباء والمسؤوليات للآخرين. ويُعتبر التفويض الفعال وسيلة عظيمة لتوفير الوقت للمدير. تشمل أسسه توصيل المعلومات بشكل كامل، وتحديد المسؤوليات بوضوح، ومتابعة العمل المفوض.

5. تخطيط الوقت: يُعتبر التخطيط أهم العناصر الرئيسية في الإدارة. ولزيادة الفعالية يُنصح بما يلي:

استغلال الوقت في ذروة الطاقة للقيام بالمهام ذات الأولوية.
تحديد "ساعة العمل الهادئة" للتركيز على المشاريع الهامة.
وضع خطة يومية تشمل جدول أعمالك مقسماً حسب الأولويات.
الالتزام بالخطة.
تجنب التأجيل والتسويف، حيث يعتبران من أكبر المشكلات التي تواجه إدارة الوقت.

بشكل عام، يقدم الكتاب مزيجاً من الإرشادات الدينية والإدارية والنفسية لمساعدة الفرد على التحكم الفعال في وقته، والاستفادة القصوى منه، وتجنب أن يصبح ضحية للتخطيط السيئ.

يمكنكم الاستماع وتحميل...

المسببات التنظيمية (الخارجية): مثل صعوبة العمل مقارنة بقدرة الفرد، الشعور بضغط نفسي نتيجة لمطالب رئيس العمل، وعدم وضوح التخصصات أو تعارض الأدوار. كما تشمل التنافس على الموارد المحدودة.
المسببات الذاتية (الداخلية): تتضمن نقص قدرة الفرد على التوافق المستمر مع متطلبات العمل المتغيرة، وازدياد مستوى الطموح عن قدراته الفعلية، واضطراب العلاقات الإنسانية في البيئة التنظيمية.
المصادر الموضوعية الرئيسية: تشمل المرتبة الوظيفية، وتزايد العبء الوظيفي بما يفوق طاقة الموظف، وعدم الإحساس بالاستقلالية في إدارة العمل، والبيئة المادية (مثل سوء حالة المباني والحرارة والبرودة أو سوء الأجهزة)، والإجهاد التام (البدني والنفسي).

2. أساليب إدارة الضغوط على مستوى الفرد: يركز الكتاب على أربعة محاور رئيسية لإدارة الضغوط على المستوى الفردي:

التوجه إلى الله: يعتبر الإيمان والتوجّه إلى الله تعالى عاملاً أساسياً لمواجهة الضغوط، وتتمثل الأسباب التي تجلب الفرج في تقوى الله، والتعرف على الله في الرخاء، والدعاء، وكثرة الاستغفار والصلاة على النبي، والتوسل إلى الله بالعمل الصالح، والتوكل عليه، وحسن الظن به.
تعديل بناء الشخصية: يتضمن بناء الذات الإيجابية وممارسة الحق في توكيد الذات، وتعديل السلوك المتصل بـ نمط الشخصية (أ) (الذي يتميز بالاستعجال والتنافس والغضب)، وكذلك التحكم في القلق.
إدارة الوقت: يُعد عنصراً أساسياً في تخفيف الضغوط.
مواجهة الصراع في بيئة العمل: بما في ذلك الصراع الشخصي والصراع مع المديرين والزملاء.

المربع 1 (هام وعاجل): يشمل الأنشطة التي يجب الانتهاء منها فوراً (مثل الأزمات).
المربع 2 (هام وغير عاجل): يشمل التخطيط والتدريب وتنمية المرؤوسين، وهي أنشطة يجب قضاء وقت أكبر فيها.
المربع 3 (عاجل وغير هام): يشمل الأنشطة الروتينية العاجلة التي تساهم بشكل بسيط في تحقيق الأهداف (مثل بعض المكالمات الهاتفية).
المربع 4 (غير عاجل وغير هام): يشمل مضيعات الوقت (مثل الأحاديث الجانبية غير المفيدة).

المكالمات الهاتفية والمقاطعات: تُعتبر من أهم مضيعات الوقت. يقترح الكتاب إدارة المكالمات عن طريق تحديد الأهمية، وتحديد زمن المكالمة، والاعتماد على السكرتير لتصفية المكالمات، وتجنب الإطالة.
الاجتماعات غير الفعالة: تُعتبر الاجتماعات غير الفعالة من الأنشطة التي تستهلك وقت المديرين بشكل كبير. تشمل حلولها الابتعاد عن الاجتماعات غير الضرورية، والبدء في الوقت المحدد، وتحديد هدف وموضوع واضحين للاجتماع.
التفويض: يُعرف بأنه منح حق اتخاذ القرار وممارسة الأعباء والمسؤوليات للآخرين. ويُعتبر التفويض الفعال وسيلة عظيمة لتوفير الوقت للمدير. تشمل أسسه توصيل المعلومات بشكل كامل، وتحديد المسؤوليات بوضوح، ومتابعة العمل المفوض.

5. تخطيط الوقت: يُعتبر التخطيط أهم العناصر الرئيسية في الإدارة. ولزيادة الفعالية يُنصح بما يلي:

استغلال الوقت في ذروة الطاقة للقيام بالمهام ذات الأولوية.
تحديد "ساعة العمل الهادئة" للتركيز على المشاريع الهامة.
وضع خطة يومية تشمل جدول أعمالك مقسماً حسب الأولويات.
الالتزام بالخطة.
تجنب التأجيل والتسويف، حيث يعتبران من أكبر المشكلات التي تواجه إدارة الوقت.

فن إدارة الوقت: كيف تدير حياتك وتستثمر و...